Funkcje otrip
Każda funkcja powstała z realnych potrzeb biur podróży organizujących wycieczki grupowe
Zarządzanie wycieczkami
Każda wycieczka grupowa to kompletna karta z 10 zakładkami - zaprojektowanymi na podstawie lat praktycznej pracy z biurami podróży.
- Dane podstawowe i trasa wycieczki
- Przypisane zasoby (transport, noclegi, wyżywienie)
- Dokumenty i załączniki
- Historia zmian i notatki
Kalendarz roczny
Wiemy, że sezon wycieczek grupowych wymaga planowania z wyprzedzeniem. Kalendarz roczny daje Ci pełny obraz sezonu i pomaga unikać konfliktów.
- Widok roczny z kolorowymi statusami wycieczek
- Oznaczenie dni wolnych i świąt
- Planowanie pracy pilotów i autokarów
- Zarządzanie zestawami tourguide
- Szybki podgląd szczegółów po najechaniu
- Filtrowanie wg statusu i typu wycieczki
Zarządzanie zasobami
Wycieczka grupowa to koordynacja wielu dostawców jednocześnie. Centralna baza zasobów pozwala sprawnie zarządzać każdym z nich.
- Piloci i przewodnicy z kwalifikacjami
- Role PILOT i TRANSPORT - piloci i przewodnicy sami przeglądają wolne imprezy i zgłaszają się do udziału
- Firmy transportowe i pojazdy
- Baza noclegowa z cenami
- Dostawcy usług gastronomicznych
- Szybkie przypisywanie zasobów do wycieczek
System zadań
Organizacja wycieczki grupowej to dziesiątki zadań do wykonania. System pilnuje terminów, żebyś mógł skupić się na obsłudze grupy.
- Tworzenie zadań z terminami realizacji
- Przypisywanie zadań do użytkowników
- Powiadomienia o zbliżających się terminach
- Wyróżnianie zadań zaległych
- Powiązanie zadań z wycieczkami
Generowanie dokumentów PDF
Programy wycieczek, zestawienia dla grupy - generuj profesjonalne dokumenty jednym kliknięciem.
- Programy wycieczek
- Odprawa pilota jednym kliknięciem - automatycznie generowany dokument z najważniejszymi informacjami i notatkami, który ukrywa wrażliwe dane finansowe przed wykonawcami
- Zestawienia finansowe
- Dokumenty z brandingiem Twojej firmy
System plików
Umowy, ubezpieczenia, potwierdzenia rezerwacji - wszystkie dokumenty wycieczki grupowej w jednym bezpiecznym miejscu.
- Upload plików do wycieczek
- Organizacja w folderach
- Podgląd dokumentów w przeglądarce
- Kontrola dostępu do plików
Integracja e-mail
Koordynacja transportu dla grup to kluczowy element organizacji. Automatyzuj komunikację z przewoźnikami dzięki integracji e-mail.
- Wysyłanie zapytań o realizację transportu do wielu przewoźników jednym kliknięciem
- Wysyłanie propozycji transportowych e-mailem
- Szablony wiadomości
Integracja z GUS
Współpracujesz z wieloma firmami przy organizacji wycieczek grupowych? Pobierz dane kontrahenta po NIP bez ręcznego przepisywania.
- Wyszukiwanie firm po NIP z bazy REGON
- Automatyczne uzupełnianie danych adresowych
- Weryfikacja aktywności podmiotu
Kontrola dostępu
Dane wycieczek grupowych wymagają szczególnej ochrony. Pięć ról z precyzyjnymi uprawnieniami zapewnia bezpieczeństwo i usprawnia współpracę.
- Administrator - pełny dostęp do systemu
- Manager - zarządzanie wycieczkami i zasobami
- Użytkownik - widok i edycja przypisanych wycieczek
- Pilot - piloci i przewodnicy współpracujący z biurem na stałe przeglądają potwierdzone i nieobsadzone wycieczki, a gdy mają wolny termin - sami zgłaszają swoją dostępność
- Transport - partnerzy biznesowi świadczący usługi transportowe widzą nieobsadzone wycieczki i zgłaszają się do realizacji, gdy dysponują wolnym taborem
Audit log
W biurze podróży pracuje wiele osób nad jedną wycieczką. Audit log daje pełną przejrzystość - wiesz kto, kiedy i co zmienił.
- Rejestracja wszystkich operacji w systemie
- Filtrowanie po użytkowniku, dacie i typie operacji
- Szczegóły zmian - wartości przed i po
- Niemodyfikowalny dziennik zdarzeń